Prosedur Lesos

Permohonan Awal Sertifikasi

1. Langkah awal untuk mendapatkan sertifikasi LeSOS adalah operator (orang yang bertanggungjawab) menghubungi LeSOS.

2. Atas permintaan, LeSOS mengirimkan dokumen-dokumen permohonan yang rinci termasuk formulir permohonan dan informasi mengenai pertanian organik serta persyaratan sertifikasi.

  • Pengiriman form permohonan sertifikasi, Prosedur sertifikasi, form keluhan, form pengaduan, form naik banding, aturan pelabelan, ceklis dokumen dan standard yang diminta (SNI) kepada Operator

3. Untuk mengajukan sertifikasi, operator perlu melengkapi formulir permohonan dan mengembalikannya ke LeSOS.

  • Operator mengajukan surat permohonan sertifikasi kepada LeSOS
  • LeSOS    mengirimkan     surat    balasan permohonan    sertifikasi     beserta pengiriman  form  ceklis assessment awal     tanaman Operator pangan organik kepada
  • Operator Mengisi dan mengembalian form ceklist assessment awal tanaman pangan organic kepada LeSOS

4. LeSOS memberikan penjelasan atau informasi tambahan bila diperlukan.

Pra Inspeksi

Setelah menerima formulir permohonan yang telah diisi, LeSOS mengirimkan:

  • Sebuah surat penawaran inspeksi dan sertifikasi beserta penawaran biaya sertifikasi kepada operator
  • Kontrak sertifikasi dan inspeksi beserta jadwal tahapan proses sertifikasi
  • Setelah menerima surat penawaran, operator perlu membayarkan 50% biaya awal sertifikasi, menandatangani kontrak perjanjian sertifikasi dan  inspeksi     di atas materai Rp. 6.000;. Setelah kontrak ditandatangani Direktur Eksekutif LeSOS, salinan kontrak dikirimkan ke operator.
  • LeSOS mengirimkan Invoice biaya sertifikasi sebesar 50% kepada operator

Perhitungan Biaya Inspeksi dan Sertifikasi

  • Biaya sertifikasi tergantung dari lamanya waktu yang dibutuhkan dalam menginspeksi (kalau opertor makin siap dalam proses sertifikasi dan inspeksi maka biaya yang dibutuhkan makin rendah), untuk biaya perjalanan, akomodasi serta konsumsi selama inspeksi ditanggung oleh operator dan dihitung sendiri sesuai biaya yang dikeluarkan. (untuk keterangan lebih jelas bisa menghubungi admin, CP : Nurlaila : 081216554333)

Tinjauan Dokumen

  • LeSOS menugaskan inspektornya untuk menilai dokumen yang diberikan operator. Apabila informasi yang diterima kurang lengkap, inspektor akan menghubungi operator.
  • Operator diberi waktu 30 hari untuk melengkapi informasi yang diberikan atau melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Initial Inspeksi (Optional)

  • Bila operator meminta dilakukan pre-inspeksi untuk mengetahui ketidaksesuaian terhadap praktek pertanian organik yang telah dilakukan, LeSOS akan menugaskan kepada inspektornya untuk melakukan inspeksi lapangan berdasarkan informasi yang diberikan dalam formulir permohonan sertifikasi.
  • LeSOS mengirimkan surat pemberitahuan pelaksanaan assessment kepada operator
  • Inspektor akan membuat laporan inspeksi. Laporan inspeksi ditandatangani oleh operator. Laporan inspeksi asli dikirim ke LeSOS oleh inspektor dan salinannya diberikan kepada operator.
  • Hasil initial inspeksi tidak merupakan bagian dari tahapan untuk menentukan keputusan sertifikasi.
  • Hasil initial inspeksi diinformasikan ke operator

Inspeksi Lapangan

  • LeSOS menugaskan inspektor untuk melakukan inspeksi lapangan guna mengecek kesesuaian praktek pertanian organic terhadap standar dan regulasi pertanian organik.
  • LeSOS akan menginformasikan kepada operator mengenai waktu inspeksi dan nama inspektornya. Operator dapat mengajukan keberatan terhadap waktu dan nama inspektor yang diusulkan LeSOS disertai dengan penjelasan yang dapat diterima.
  • LeSOS mengirimkan surat pemberitahuan pelaksanaan inspeksi kepada operator
  • Inspektor LeSOS akan menghubungi operator untuk membuat janji inspeksinya selambat-lambatnya 24 jam sebelum kegiatan inspeksi dilakukan (untuk inspeksi yang dijadwalkan).
  • Inspektor mengecek kesesuaian praktek pertanian organik di lapangan terhadap standar dan regulasi yang ada dan kesesuaian terhadap dokumen yang diberikan.
  • Inspektor memiliki akses ke semua lokasi produksi dan informasi organik dan atau non organik.
  • Inspektor akan membuat laporan inspeksi. Laporan inspeksi ditandatangani oleh operator. Laporan inspeksi asli dikirim ke LeSOS dan salinannya diberikan kepada operator.
  • Apabila inspektor mencurigai adanya ketidaksesuaian terhadap standar, inspektor dapat melakukan pengambilan contoh untuk dilakukan pengujian laboratorium. Biaya pengujian menjadi tanggung jawab operator.
  • Inspektor menyerahkan Laporan Inspeksi kepada Manajer Mutu LeSOS.
  • LeSOS akan mengirimkan Surat Tagihan Biaya Inspeksi dan Sertifikasi ke operator untuk melakukan pembayaran 50% dari sisa biaya sertifikasi beserta biaya-biaya lainnya sebagai konsekwensi dari kegiatan sertifikasi (biaya perjalanan, akomodasi, pengujian laboratorium).
  • Setelah LeSOS mendapatkan konfirmasi sisa pembayaran sertifikasi, proses sertifikasi akan dilanjutkan.

Keputusan Sertifikasi

  • Manajer Mutu LeSOS mengusulkan kepada Direktur Eksekutif LeSOS untuk mengadakan rapat Komisi Sertifikasi guna menentukan keputusan sertifikasi dan rekomendasi-rekomendasi yang diperlukan, berdasarkan penilaian objektif yang berasal dari laporan inspeksi.
  • LeSOS akan mengirimkan surat pemberitahuan pelaksanaan sidang kepada komisi sertifikasi LeSOS
  • LeSOS akan mengirimkan surat pemberitahuan hasil sidang komisi sertifikasi kepada operator
  • Keputusan tersebut dapat berupa pemberian sertifikat pertanian organik kepada operator yang telah memenuhi kesesuaian keseluruhan standar dan regulasi yang ada.
  • Bila masih terdapat ketidaksesuaian praktek pertanian organik di lapangan terhadap standar dan regulasi yang ada, Komisi Sertifikasi akan memberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan. Operator diberikan waktu selama 90 hari kerja untuk melakukan tindakan perbaikan. Apabila ketidaksesuaian telah diperbaiki, Komisi Sertifikasi dapat memutuskan untuk pemberian sertifikat LeSOS.
  • Apabila operator tidak dapat melakukan tindakan perbaikan selama waktu yang telah ditentukan atau selama inspeksi ditemukan praktek-praktek yang melanggar standar dan regulasi, permohonan sertifikasinya ditolak.
  • Dan apabila operator yang ditolak tersebut ingin melanjutkan proses sertifikasi, maka ia harus mengulang proses sertifikasi.
  • Direktur Eksekutif LeSOS akan menginformasikan kepada operator melalui Manajer Mutu mengenai hasil keputusan sertifikasi.
  • Untuk permohonan sertifikasi yang diterima, Direktur Eksekutif LeSOS akan menerbitkan dan menandatangani sertifikat Pertanian Organik LeSOS. Apabila berhalangan akan didelegasikan kepada Manajer Mutu.
  • Sertifikat LeSOS berlaku selama 3 tahun

Pengurangan

Prosedur ini bertujuan untuk memberikan acuan terhadap  aturan dan prosedur pengurangan ruang lingkup sertifikasi produk pertanian organic dimana hal ini dilakukan untuk menjaga kredibilitas organik sesuai dengan standar yang diacu

  1. Atas permintaan operator
    • Penerimaan pendaftaran dari operator
    • Verifikasi (form laporan hasil verifikasi)
    • Penetapan
  2. Diindikasikan adanya pelanggaran dalam beberapa rantai proses produksi organic
  3. Inspeksi mendadak pada proses produksi operator
    • Pembentukan tim
    • Penentuan jadwal
    • Persiapan tim
    • Pelaksanaan
  4. Laporan inspeksi
    • Laporan ditandatangani oleh inspektor dan operator
    • Laporan disampaikan kepada direktur (form laporan inspeksi dan survailance)
    • Laporan divalidasi oleh direktur
    • Direktur memberi keputusan tentang pengurangan ruang lingkup
  5. Rekaman
    • Rekaman disimpan oleh manager administrasi

Keluhan

  • Jika Operator memiliki alasan kuat ketidak puasan terhadap layanan sertifikasi baik terkait informasi maupun keputusan sertifikasi bisa mengajukan keluhan dengan cara mengisi form keluhan dan dikirim ke email lesos@indo.net.id 
  • Kemudian surat keluhan akan dikompilasi oleh manager mutu dan dibentuk tim penyelesaian dan analisa keluhan 
  • Manager Mutu akan mempelajari dan menganalisa semua keluhan yang  masuk dan akan merekomendasikan hasil analisa agar ditindak lanjuti dan mengevaluasi efektifitas yang telah dilakukan 
  • Setelah semua dilakukan akan di dokumentasikan dan rekaman ditandatangani oke direktur dan di dokumentasikan oleh manager administrasi

Naik Banding

  • Jika operator memiliki alasan kuat untuk tidak menerima keputusan sertifikasi, ia dapat meminta kepada Direktur Eksekutif LeSOS untuk mempertimbangkan ulang keputusan sertifikasi secara tertulis.
  • Kemudian berkas tersebut akan diajukan kepada Komisi Sertifikasi/Teknis untuk pertimbangan ulang.
  • Jika operator masih tetap tidak sepakat dengan keputusan yang terbaru, ia dapat mengajukan banding secara tertulis kepada Direktur Eksekutif LeSOS. Direktur Eksekutif LeSOS membentuk Tim Ad Hoc Naik Banding yang terdiri dari orang- orang independen yang tidak terlibat keputusan sertifikasi dari operator yang bersangkutan, untuk mengambil keputusan akhir dalam kasus banding ini.

Pembekuan

Prosedur ini bertujuan untuk memberikan acuan terhadap  aturan dan prosedur pembekuan sertifikat produksi pertanian organik dimana terjadi pelanggaran dan kesalahan dalam melaksanakan standar organik sehingga status keorganikkannya diragukan atau operator tidak sanggup memenuhi perubahan persyaratan dan standar

  1. Hasil inspeksi lapang atau survailance secara berkala
    • Terindikasi ditemukan adanya penyimpangan mayor dari standar yang dianut (form laporan inspeksi dan survailance )
    • Operator belum  mampu melakukan penyesuaian adanya perubahan persyaratan dan perubahan standar hasil inspeksi lapang di laporkan ke direktur
  2. Keputusan pembekuan
    • Pembekuan dilakukan oleh direktur berdasarkan temuan hasil survailance
    • Selama proses pembekuan dalam batas waktu tertentu untuk pemenuhan/penyelesaian dokumen yang harus dilakukan operator tidak sesuai dengan jadwal yang ditentukan, maka LeSOS akan memberikan sanksi penarikan sertifikat organik dari operator (form surat peringatan dan form pemberitahuan penarikan sertifikat)
  3. Rekaman proses didokumentasikan
    • Perumusan informasi pembekuan dilakukan oleh manager administrasi dan ditandatangani oleh direktur
    • Disampaikan kepada operator oleh manager administrasi (form penyampaian pembekuan kepada operator)
    • Didokumentasikan oleh manager adminitrasi

Inspeksi Tahunan/Survailance

LeSOS melakukan inspeksi tahunan (terjadwal atau tidak terjadwal) untuk mengetahui konsistensi penerapan sistem pertanian organic operator. Prosesnya sama seperti inspeksi lapangan.

  • LeSOS akan mengirimkan surat pemberitahuan jadwal survailance kepada operator yang telah disertifikasi dan dilakukan tiap awal tahun
  • LeSOS akan mengirimkan surat pemberitahuan pelaksanaan survailance kepada operator bila waktu pelaksaan survailance tiba.

Pencabutan atau pembatalan lisensi

Apabila terjadi pelanggaran yang mempengaruhi integritas organik maka tanda sertifikasi tidak boleh digunakan pada produk yang terkait dengan pelanggaran pada seluruh proses produksi.

Apabila terjadi pelanggaran serius yang dilakukan oleh operator maka sertifikat ditarik dari operator selama periode yang ditetapkan oleh lembaga sertifikasi

Sertifikasi Ulang (Re-sertifikasi)

  • Tiga bulan sebelum masa berlaku sertifikat habis, LeSOS akan menginformasikan kepada operator untuk melakukan perpanjangan sertifikat pertanian organik LeSOS.
  • Proses pengajuan re-sertifikasi, seperti tahap awal pengajuan sertifikasi.
Kembali